Bonjour Laurent,
Effectivement, ce point nécessite quelques éclaircissements.
Tout d'abord, Retenez que la quittance et l'avis d'échéance présente la situation comptable "vue du locataire".
Il est possible, en plus du traditionnel appel de loyer et de provision de charges locatives de compléter l'avis d'échéance avec des des écritures comptables spécifiques.
Vous trouverez ici la définition des types de lignes possibles en complément sur un avis d'échéances.
Concrètement, voici comment faire pour indiquer simplement un complément de charge sur un avis d'échéance:
sur l'avis d'échéance cliquez sur "ajouter une ligne" et choisissez "Charges".
Saisissez un libellé approprié.
Dans votre cas, par exemple "Régularisation charges exercice 2017"
Si la somme correspondant à ce que vous doit en plus le locataire, saisissez le montant dans la colonne "débit".
Si la somme correspond a un "trop perçu" que vous restituez, saisissez le montant dans la colonne "crédit".
Validez la ligne en cliquant sur "la disquette" pour enregistrer.
Dans votre cas, il s'agit d'un montant à payer par le locataire, donc nous saisissons 145,02 dans la colonne débit.
Votre avis d'échéance ressemble donc désormais à ceci:
Remarques:
Vous constatez que le total à payer est recalculé automatiquement
En cas d'erreur, vous pouvez modifier une ligne déjà saisie: en saisissant un montant négatif, il passera dans la colonne opposée.
Notez qu'il est tout à fait possible de donner davantage d'informations à votre locataire sur le calcul de la régularisation de charges.
Nous vous conseillons d'ailleurs de procéder ainsi car cela améliore la transparence du propriétaire envers son locataire, d'une part, et d'autre part, cela peut vous éviter d'avoir des questions supplémentaires à traiter.
Voici comment procéder pour donner le détail de la régularisation de charges à votre locataire:
- Ajouter une ligne de type "Prov. Charges", avec le libellé "Provisions versées pour la période", le montant de la provision dans la colonne crédit.
- Ajouter une ligne de type "Prov. Charges", avec le libellé "Charges Locatives dues pour la période", le montant réel des charges dans la colonne débit.
Renouveller l'opération n°2 avec les autres charges éventuellement détaillées, telles que la consommation d'eau, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères...
Lorsqu'il s'agit d'un bien en location en copropriété et que la régularisation se fait sur la base du relevé des dépenses communiquées par le syndic, vous pouvez utilisez la fonction note en bas d'avis d'échéance pour le préciser.
Par exemple:
"Nous vous communiquerons la copie du « Relevé détaillé des dépenses » fourni par le syndic ainsi que la copie de l’avis de « Taxes foncières » délivré par les services fiscaux sur simple demande écrite de votre part."
Dans votre cas, voici ce à quoi ressemble l'avis d'échéance portant mention de la régularisation des charges locatives, en version davantage détaillées.
Naturellement, le montant à payer est le même que celui de la version simple, avec une seule ligne.
A vous de décider quelle forme vous souhaitez employer pour communiquer la régularisation de vos charges locatives auprés de votre locataire.
Dîtes-nous, s'il vous plaît, si l'explication vous paraît claire ou si vous souhaitez des compléments.
Michel