Améliorations mises en oeuvre le 30 juin 2018 à partir de 16h00.
Chers utilisateurs,
Nous ajoutons la possibilité de supprimer une écriture comptable depuis le grand livre.
"Et la rigueur comptable dans tout ça ? " allez-vous nous demander.
Certes, en comptabilité on ne peut qu'écrire dans le livre journal, et soyons clair: la suppression d'une écriture du grand livre n'est pas une bonne pratique.
Cela posé, voici par ordre d'importance les raisons pour lesquelles nous l'autorisons sous-certaines conditions (voir plus bas)
- Régulièrement vous nous demander comment corriger des écritures comptables: fautes de frappes, erreur comptable.
- La plupart des propriétaires bailleurs n'ont même pas d'obligation de présenter leur comptabilité à un expert comptable, et encore moins à un commissaire aux comptes. Alors pouvoir corriger en gommant les erreurs en cours d'exercice n'est pas un sujet réglementaire en soi.
- Nous sommes toujours en phase "Béta" et nos fidèles utilisateurs testeurs rencontres des anomalies, qui parfois provoque des écritures instables et doivent de toutes façon être supprimées.
Sous quelles conditions peut-on supprimer une écriture comptable du journal?
Plusieurs conditions doivent être remplie pour que la suppression soit autorisée.
1 - Le bailleur ne doit pas avoir opter pour une "conformité comptable stricte"
Tout d'abord, le bailleur doit l'autoriser pour sa comptabilité: une nouvelle case à cocher est disponible en bas sur la fiche du bailleur:
Il faut que la case soit décochée: ce sera le cas par défaut, pour tous les bailleurs créés jusqu'à ce jour, et ceux créés à compter d'aujourd'hui.
2 - L'écriture ne doit pas avoir été générée par la création d'un avis d'échéance de loyer
Il faut que l'écriture n'apparaîsse pas sur un avis d'échéance de loyer.
Aucun écriture produite par un avis d'échéance ne peut être supprimée. En effet, cela modifie l'avis lui-même.
C'est notamment le cas des appels de loyer et des appels de charges.
Prochainement une fonction permettra de supprimer le dernier avis d'échéance, en supprimant toutes les écritures qu'il aura généré.
Cette manière de procéder nous permet de garantir la cohérence d'ensemble du système comptable du bailleur.
3 - L'écriture ne doit pas avoir été utilisée sur une quittance de loyer
Il faut que l'écriture n'apparaîsse pas sur une quittance de loyer.
Pour les mêmes raisons que celles évoquées ci-dessus, cela modifierait la quittance si jamais vous devais la reproduire ou l'envoyer à nouveau à votre locataire, cela risquerait d'être une source de problème.
Notez que la suppression de l'avis, lorsqu'elle sera possible, entrainera la suppression de la quittance immédiatement anterieure, puisque c'est un document unique en deux partie.
Ainsi, ce type d'écriture, comme le paiement du loyer par le locataire pourra être corrigé encas d'erreur.
4 - L'écriture ne doit pas avoir été rapproché au niveau bancaire
Il faut que l'écriture soit vierge de tout pointage ou rapprochement bancaire.
Seuls les écritures qui font intervenir le compte de classe 512 sont potentiellement limitées: celle qui ont été "Pointées" ou "Rapprochées" ne peuvent être supprimer.
Notez que si le "Pointage" peut être annulé, le "Rapprochement" lui est définitif: il est basé sur le relevé émis par votre banque, qui elle ne supprimera pas - on l'espère - d'écriture.
Pour faciliter l'origine de l'interdiction de supprimer une écriture, une infobulle apparaît lorsque vous passer votre souris sur l'icone "poubelle" grisée.
Exemple de message indiquant l'interdiction de supprimer une écriture comptable:
Confirmation systèmatique pour supprimer une écriture comptable du journal
La volonté expresse du bailleur par le biais de la case à décocher sur son profil ne constitue pas, pour nous, une autorisation ni un encouragement à utiliser cette fonction.
Egalement pour éviter des suppressions regrettable nous avons mis en place une demande de confirmation forte: vous devez saisir le mot "SUPPRIMER" dans la fenêtre de confirmation.
Cette fenêtre vous rappelle que la suppression est totalement irréversible: ni vous-même, ni l'équipe du site ne pourront récupérer une écriture supprimée.
Une amélioration sensible
Nous souhaitons que vous appréciez cette nouvelle fonction qui a nécessité un travail important de refonte du système de comptabilité immobilière afin de garantir sa robustesse.
Si malgré tous nos efforts, vous constatez des anomalies, veuillez nous le faire savoir sans délais afin que nous apportions les corrections éventuellements nécessaires.
Michel